De 3 basisprincipes voor goede interne communicatie

In een van onze eerdere blogs hebben we beschreven waarom betere interne communicatie bovenaan jouw prioriteitenlijst moet staan. Het belang van goede interne communicatie voor jouw organisatie is inmiddels bekend. In deze blog borduren we voort op dit onderwerp door te bespreken hoe je de interne communicatie binnen jouw bedrijf naar een hoger niveau kan tillen. Ook bespreken we de noodzaak van moderne tooling om betere interne communicatie voor jouw organisatie te kunnen realiseren.

De juiste personen

Het komt regelmatig voor dat alle medewerkers dezelfde informatie ontvangen van een organisatie of het management. Meestal is deze informatie verpakt in een nieuwsbrief. Er wordt geen rekening gehouden met de relevantie van de berichten voor de medewerkers. En dat is jammer, want op den duur zullen je medewerkers de berichten niet meer lezen.

Om dit te voorkomen is het dan ook van belang om te segmenteren in je berichtgeving. Maak onderscheid tussen medewerkers, teams, afdelingen of filialen en probeer de informatie aan te passen op je doelgroep.

Breng van tevoren in kaart voor welke medewerkers je berichten bestemd zijn en wat de informatiebehoeften van deze personen zijn. Hierdoor zullen je berichten hoger gewaardeerd en meer gelezen worden.

Een goede manier om onderscheid te maken tussen medewerkers is het in kaart brengen van persona’s onder je medewerkers. Het is zeer waarschijnlijk dat de verschillende persona’s, verschillende informatiebehoeften hebben. Hier kan je op inspelen door je berichtgeving op de verschillende informatiebehoeften aan te passen.     

Het juiste bericht

Nu je onderscheid hebt gemaakt in de informatiebehoeften van je medewerkers, is je volgende stap: de inhoud van je berichtgeving.

Het doel van je berichtgeving is hierbij leidend. Wil je medewerkers informeren, trainen, waarderen of betrekken? Als je je berichten op een manier weet te verpakken die aanspreekt tot je medewerkers zal dit de betrokkenheid verhogen, ongeacht het doel. Je medewerkers zullen vaker je berichten lezen en bereid zijn te interacteren. Om te voorkomen dat jij deze fouten niet maakt, helpen we je met een aantal handige tips die je bij al je berichten zou moeten toepassen:

  • Wees persoonlijk
    Laat zien dat je je medewerkers kent door ze bij naam aan te spreken en te feliciteren met verjaardagen etc. 
  • Wees relevant
    Deel alleen informatie met medewerkers dat van toegevoegde waarde is zoals een nieuw product dat binnenkort in het assortiment komt. 
  • Wees direct
    Bespaar overbodige informatie en formuleer je boodschap kort en krachtig. 
  • Gebruik de juiste tone of voice
    Spreek je medewerkers aan op een manier die past bij jouw organisatie en het type bericht dat je deelt. 
  • Wees flexibel
    Pas de presentatie van je berichtgeving aan op een manier die past bij de inhoud van je berichtgeving. Een bericht over de nieuwe pensioenregeling zal zonder poespas zijn in verhouding tot een bericht over het aanstaande bedrijfsuitje waarin je je medewerkers wilt enthousiasmeren door gebruik te maken van video’s en emoticons. 

Het juiste moment

Het laatste ingrediënt voor succesvolle interne communicatie is het kiezen van het juiste moment om de communicatie te starten. Kies je een verkeerd moment in een verkeerde context, dan zal jouw berichtgeving minder effectief zijn. Zo zullen weinig medewerkers zitten te wachten op uitgebreide informatie over een nieuwe procedure wanneer het half vijf is op een vrijdagmiddag.

Daarnaast wil je dat inhoud van het bericht ook relevant is voor je medewerkers op het moment dat ze het bericht ontvangen. Het heeft geen zin om medewerkers gedetailleerde instructies te sturen over een nieuwe werkwijze als deze pas over een jaar van kracht is.

Timing is dus cruciaal voor een goede interne communicatie. Ook de frequentie waarin je berichten deelt heeft invloed op de perceptie van medewerkers ten aanzien van je berichten. Zijn medewerkers recent nog ingelicht over een nieuwe werkwijze dan wil je ze niet onnodig blijven berichten over dit onderwerp om zodoende een overkill te voorkomen.

Moderne tooling

Gezien de bovenstaande ingrediënten cruciaal zijn voor een succesvolle interne communicatie is het noodzaak om gebruik te maken van moderne tooling welke jou in staat stelt om deze basisprincipes toe te passen. Je berichten kunnen inhoudelijk nog zo sterk zijn en op het juiste moment getimed, maar als ze jouw medewerkers niet bereiken heeft het geen waarde. Het is dan ook van belang om via het juiste kanaal te communiceren. 

Veel organisaties gebruiken nog verschillende tools door elkaar (zoals e-mail, Whatsapp, Facebook, etc) die niet de juiste mogelijkheden bieden m.b.t. het segmenteren van berichtgeving of het kiezen van het juiste moment (bijv. door berichten in te plannen). Het gebruik van deze, verschillende tools zorgt ervoor dat communicatie vaak niet aankomt bij de medewerker op de werkvloer.

Moderne tools, zoals de medewerkers app van Flex-Appeal, maken het eenvoudig om de juiste personen te selecteren, diverse berichten te verzenden en op het juiste moment de aandacht van je medewerkers te trekken. Aan de hand van een medewerkers app is het namelijk mogelijk om berichten gericht te verzenden naar een specifieke afdeling, team of collega. Daarnaast kan je al je berichtgeving verpakken in een aantrekkelijk jasje. Maak bijvoorbeeld gebruik van video’s om interessant te blijven voor je medewerkers.

Tot slot, is een medewerkers app ideaal om op het juiste moment de aandacht van je medewerkers te trekken. Een medewerker kan namelijk zelf kiezen wanneer hij of zij gebruik maakt van de app. Hierdoor is de timing van je berichtgeving altijd juist. Via push notificaties zorg je er tevens voor dat belangrijke berichten direct onder de aandacht worden gebracht. Je kan vervolgens monitoren of een bericht zijn bestemming heeft bereikt.

Conclusie

De drie basisprincipes zijn alles wat je moet weten voor een succesvolle interne communicatie. Wil je meer weten over hoe je de interne communicatie binnen jouw organisatie versterkt? En ben je nieuwsgierig naar onze medewerkers-app? Plan dan een demo met ons in en daag ons uit!

Geschreven door

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Deel via:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief