Algemene voorwaarden Flex-Appeal

 

Laatste wijziging: 3 juni 2019

 

Flex-Appeal B.V. (“Flex-Appeal”, “wij”, “ons”) biedt de Klant verschillende innovatieve oplossingen om als onderneming op een effectieve en gemakkelijke manier kennis te delen en in contact te komen met de medewerkers.

De Algemene voorwaarden (“Algemene Voorwaarden”), tezamen met de overige getekende voorwaarden, geven alle voorwaarden weer die tussen de Klant en Flex- Appeal van toepassing zijn. Indien in de Overeenkomst met de Klant afspraken worden gemaakt die niet stroken met/ in strijd zijn met, de Algemene Voorwaarden, dan zullen de specifieke afspraken uit de Overeenkomst bepalend zijn.

Artikel 1 – Definities

  1. Software: de door Flex-Appeal ontwikkelde applicatie inclusief updates;

     

  2. Dienst: het ter beschikking stellen van de Software en Onderhoud;

     

  3. Fout(en): het substantieel niet voldoen aan specificaties van de Software zoals beschreven op de Website. Van een fout is slechts sprake indien de Klant de fout, zo snel als redelijkerwijs van de Klant valt te verwachten, aantoont, de fout reproduceerbaar is en de Klant, zo snel als redelijkerwijs van de klant valt te verwachten, na ontdekking van de fout, daarvan melding maakt aan Flex Appeal;

     

  4. Klant: de onderneming die de Overeenkomst met Flex-Appeal aangaat ten behoeve van de Dienst;

     

  5. Overeenkomst: de overeenkomst die Flex-Appeal met de Klant aangaat ten aanzien van het gebruik van de Dienst, gesloten door middel van een samenwerkingsovereenkomst, inclusief verwerkersovereenkomst en algemene voorwaarden;

 

  1. Partijen: Flex-Appeal en de Klant gezamenlijk;

     

  2. Helpdesk: de helpdesk van Flex-Appeal waar de Klant en/of Gebruiker(s) van 09:00 tot 17:00 op maandag t/m vrijdag terecht kunnen met vragen over de Dienst en/of Software. De helpdesk zal zo snel als redelijkerwijs mogelijk is, reageren en trachten de Klant en/of Gebruiker(s), zo goed als redelijkerwijs mogelijk, te ondersteunen;

     

  3. Gebruiker(s): medewerker(s) aan wie de Klant de mogelijkheid biedt gebruik te maken van de Dienst op basis van de Overeenkomst;

     

  4. Website: de website van Flex-Appeal www.flex-appeal.nl alsmede alle onderliggende webpagina’s;

     

  5. Data: alle door de Klant, Gebruiker(s) en/of derden – met uitzondering van Flex-Appeal en/of door haar aangewezen derden – in de Dienst ingevoerde gegevens, content en informatie;

 

  1. Onderhoud: het onderhoud dat door Flex-Appeal wordt verricht ten aanzien van de Software, waaronder begrepen ondersteuning door middel van de Helpdesk;

     

  2. Schriftelijk: op schrift of “langs elektronische weg” als bedoeld in artikel 6:227a van het Burgerlijk Wetboek.


Artikel 2 – Algemeen

  1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding die wij de Klant doen of op iedere overeenkomst die wij met de Klant sluiten;

     

  2. Wij zullen deze Algemene Voorwaarden op verzoek van de Klant toezenden per e-mail. Deze zijn ook te lezen op www.flex-appeal.nl/algemene-voorwaarden;

     

  3. Wij hebben het recht deze Algemene Voorwaarden te wijzigen. De Klant stemt ermee in dat steeds de laatste versie van deze Algemene Voorwaarden van toepassing zal zijn. Als er een cruciale wijziging plaatsvindt, zullen wij de Klant hiervan op de hoogte stellen per e-mail;

     

  4. Als een deel van deze overeenkomst nietig of vernietigbaar is, verandert dat niets aan de geldigheid van de rest van deze Algemene Voorwaarden of de overeenkomst waarop zij van toepassing zijn. Het nietige of vernietigde deel wordt vervangen door een bepaling die zoveel mogelijk de inhoud van de nietige bepaling volgt.


Artikel 3 – Gebruiksrecht

  1. In het kader van de Dienst zal de Klant en iedere Gebruiker van de Klant de beschikking krijgen over een gebruikersnaam en wachtwoord. De Klant is verantwoordelijk voor het geheimhouden van haar eigen gebruikersnaam en wachtwoord combinatie, alsmede verantwoordelijk voor het geheimhouden door haar Gebruikers van hun gebruikersnaam en wachtwoord. De Klant is dan ook aansprakelijk voor al het gebruik dat via de gebruikersnaam en het wachtwoord van haarzelf of (één van) haar Gebruiker(s) van de Dienst wordt gemaakt. Flex-Appeal mag er vanuit gaan dat de Klant ook daadwerkelijk degene is die inlogt onder de gebruikersnaam van de Klant;

     

  2. Onder voorwaarde dat de Klant aan zijn volledige betalingsverplichtingen heeft voldaan, verleent Flex-Appeal de Klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare en niet-sublicentieerbare, beperkte licentie om de Software te gebruiken in overeenstemming met het bepaalde in de Overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden;

     

  3. De Klant is verantwoordelijk voor de technische werking en onderhoud van haar internetverbinding, interne netwerk en alle overige IT-systemen die volgens onze systeemvereisten nodig zijn voor het gebruik van de Software;

 

  1. Het is de Klant niet toegestaan de Software (proberen) te verhuren, bezwaren, in licentie geven of voor welk doel dan ook ter beschikking van een derde te stellen;

     

  2. De Klant mag de Dienst uitsluitend in en ten behoeve van zijn eigen bedrijf of organisatie gebruiken en uitsluitend voor het beoogde gebruik. De Klant is volledig verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van haar Gebruikers bij hun gebruik van de Dienst. De Klant vrijwaart Flex-Appeal voor aanspraken van haar Gebruikers in verband met alle schade en kosten voortvloeiend uit en/of gerelateerd aan het door de Gebruikers gebruiken van de Dienst;

 

  1. Wij hebben het recht een account van een Gebruiker te blokkeren. Dit doen wij als blijkt of als wij het redelijke vermoeden hebben dat met één of meer accounts van Gebruikers in strijd wordt gehandeld met de wet of de Overeenkomst. Daarnaast behouden wij ons het recht voor om andere consequenties aan voornoemd beschreven gebruik, te verbinden;

     

  2. Zodra de Klant weet of redelijkerwijs behoort te weten dat het wachtwoord en/of de gebruikersnaam in handen zijn gekomen van onbevoegden dient de Klant Flex-Appeal daarvan zo snel als redelijkerwijs mogelijk direct op de hoogte stellen, onverminderd de eigen verplichting van de Klant om zelf doeltreffende maatregelen te treffen op zo kort mogelijke termijn, zoals bijvoorbeeld het veranderen van het wachtwoord.


Artikel 4 – Onderhoud en beschikbaarheid

  1. Wij zullen ervoor zorgen dat de Klant de Software kan gebruiken gedurende de looptijd van de Overeenkomst met de Klant. Wij zullen ons inspannen om de Software 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbaar te stellen. Wij zijn verantwoordelijk voor de werking van en het onderhoud aan de Software;

     

  2. Wij behouden ons het recht voor om de Software (gedeeltelijk) buiten werking te stellen voor onderhoud. Wij voeren het onderhoud in principe buiten kantoortijden uit. Klant ontvangt 2 werkdagen voorafgaande aan de geplande onderhoud een kennisgeving van ons mbt het gepland onderhoud. Alleen bij noodgevallen zullen wij logischerwijs geen kennisgeving van onderhoud kunnen sturen;

     

  3. In het geval van vragen omtrent de Diensten en/of de Software, kan de Klant contact opnemen met de Helpdesk welke beschikbaar is via de Software en Website. De Helpdesk zal zich inspannen de vragen van de Klant binnen drie (3) werkdagen zo goed mogelijk te beantwoorden;

     

  4. Gebruiker stelt Flex-Appeal zo spoedig mogelijk op de hoogte als er een storing is bij het gebruik van de Software, zoals foutmeldingen, onverwachte vermindering van de kwaliteit, uitvallen van een onderdeel of functionaliteit van de Software. Gebruiker doet dit telefonisch op telefoonnummer: (+31) 10 268 14 60, via de email op help@flex-appeal.nl of via de Helpdesk;

     

  5. Wij behouden ons het recht voor de Software te wijzigen en bepaalde eigenschappen of functionaliteiten van de Software te wijzigen, te verwijderen of toe te voegen;

 

  1. Tenzij uitdrukkelijk Schriftelijk anders overeengekomen, is Flex-Appeal niet gehouden specifiek voor de Klant bepaalde eigenschappen of functionaliteiten van de Dienst of de Software te handhaven, te wijzigen of toe te voegen;

     

  2. Indien de vernieuwde versie van de Software nieuwe functionaliteiten bevat, kan Flex-Appeal deze op aanvraag van de Klant inschakelen. Hiervoor kan Flex-Appeal extra kosten in rekening brengen voor de Klant. Het afnemen van deze nieuwe functionaliteit is niet verplicht;

 

  1. Wij staan er niet voor in dat de Dienst en/of de aan de Klant ter beschikking te stellen en ter beschikking te houden Software foutloos is en zonder onderbrekingen functioneert; Ondanks dat wij ons uiterste best doen kunnen wij geen algehele garantie bieden dat de Dienst en/of de aan de Klant ter beschikking te stellen en ter beschikking te houden Software foutloos en zonder tekortkomingen;

     

  2. Wij kunnen niet garanderen dat Fouten zich niet zullen voordoen en dat deze opgelost zullen worden. Wel zal Flex-Appeal zich inspannen eventuele Fouten in de Dienst zo spoedig mogelijk te herstellen; Ondanks dat wij ons uiterste best doen kunnen wij geen algehele garantie bieden ten aanzien van het zich niet voordoen van Fouten en het oplossen van Fouten betreffende de Dienst;

     

  3. Wij zijn gerechtigd kosten in rekening te brengen bij de Klant vanwege onderhoud indien blijkt dat er sprake is van gebruikersfouten, verkeerd gebruik van de Software door de Klant of vanwege een andere niet aan Flex-Appeal toe te rekenen oorzaak;

     

  4. Flex-Appeal is niet verantwoordelijk en niet aansprakelijk voor verlies van Data vanwege foutief of onjuist gebruik van de Software door de Klant. Noch is Flex-Appeal in een dergelijk geval gehouden herstelwerkzaamheden te verrichten.


Artikel 5 – Beveiliging

Wij hechten groot belang aan de veiligheid van de Software en aan de beveiliging van de Data. Wij hanteren daarom uitgebreide veiligheidssystemen en moderne technologieën om een zo hoog mogelijke graad van veiligheid en beveiliging te kunnen garanderen. Wij hanteren in ieder geval de volgende maatregelen:

 

  1. Beveiliging van netwerkverbindingen met Secure Socket Layer (SSL), of een vergelijkbare technologie, zodat de Data altijd veilig van en naar desbetreffende apparaat wordt verstuurd;

 

  1. Beveiliging van de Data conform de ISO 27001 norm;

     

  2. De toegang tot opgeslagen Data is gelimiteerd tot een strikt aantal Flex-Appeal medewerkers;

     

  3. Geheimhoudingsverklaringen voor elke werknemer binnen Flex-Appeal;

     

  4. Gevoelige Persoonsgegevens zoals wachtwoorden worden door middel van encryptie (versleuteling) opgeslagen;

     

  5. Gegevens worden regelmatig automatisch via een veilige en versleutelde verbinding gekopieerd naar andere datacenters op andere locaties.


Artikel 6 – Overmacht

De Klant, noch Flex Appeal kan aansprakelijk worden gesteld, door de Partij jegens wie wordt tekortgeschoten, voor enige tekortkoming ten aanzien van deze Overeenkomst, voor zover sprake is van overmacht. Als de tekortkoming van de Overeenkomst vanwege overmacht langer voortduurt dan één (1) maand, kan de Overeenkomst schriftelijk worden opgezegd door de partij jegens wie wordt tekortgeschoten. Er bestaat derhalve geen recht op schadevergoeding.


Artikel 7 – Intellectuele eigendomsrechten

  1. Wij (of onze licentiegevers of toeleveranciers) zijn exclusief eigenaar van alle bestaande en toekomstige intellectuele eigendomsrechten met uitsluiting van de Data, zoals auteursrechten, merkrechten, modelrechten, octrooirechten, broncode en know-how, die rusten op of voortvloeien uit de Software;

     

  2. De Klant krijgt alleen het recht de Software te gebruiken. Er kan geen aanspraak worden gemaakt op de in lid 1 genoemde intellectuele eigendomsrechten. Het recht tot gebruik van de Software is niet exclusief en het is niet toegestaan het recht tot gebruik van de Software over te dragen of in licentie te geven;

     

  3. De Klant verleent hierbij aan Flex-Appeal het recht de naam van de Klant alsmede een eventueel logo van de Klant te gebruiken in diverse uitingen, waaronder – maar niet beperkt tot – reclame uitingen, promotionele uitingen, in een pitch en op de Website.  


Artikel 8 – Geheimhouding

Wij zijn verplicht om de vertrouwelijke informatie van de Klant geheim te houden. Onder ‘vertrouwelijke informatie’ begrijpen wij alle informatie waarvan de Klant heeft aangegeven dat deze vertrouwelijk is of waarvan het uit de aard van de informatie voortvloeit. Het volgende is in ieder geval vertrouwelijke informatie:

  1. informatie die in verband staat met onderzoek en ontwikkeling, bedrijfsgeheimen of bedrijfsinformatie;

     

  2. persoonsgegevens zoals bedoeld in de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Uitzondering hierop is wanneer wij wegens wettelijke verplichtingen vertrouwelijke informatie openbaar moeten maken en indien wij voor onszelf optreden in een tucht-, civiele of strafprocedure waarbij deze informatie van belang kan zijn.


Artikel 9 – Aansprakelijkheid

  1. Wij zijn niet aansprakelijk voor de inhoud van de Data die de Klant binnen de Software heeft opgeslagen, verzameld of verwerkt;

     

  2. Wij zijn niet aansprakelijk voor de schade die is ontstaan door ondeskundig gebruik van de Software door Klant of haar Gebruikers;

     

  3. Wij zijn alleen aansprakelijk voor directe schade, die rechtstreeks en uitsluitend het gevolg is van een tekortkoming van ons; Wij kunnen slechts aansprakelijk worden gesteld door de Klant, voor zover sprake is van onrechtmatig handelen door Flex Appeal jegens de Klant, door welk onrechtmatig handelen de Klant directe schade heeft geleden, en slechts nadat de bevoegde rechter daarover in rechte heeft besloten en die rechterlijke uitspraak onherroepelijk is geworden;

     

  4. Onze aansprakelijkheid is steeds beperkt tot het maximale bedrag dat onze verzekeraar in het betreffende geval uitkeert;

     

  5. Wij zullen zorg dragen voor een zorgvuldige opslag van de van de Klant afkomstige Data. Wij zijn niet aansprakelijk voor de beschadiging of het verliezen van de bij ons of bij derden opgeslagen Data;

     

  6. De aansprakelijkheid van Flex-Appeal voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade als gevolg van aanspraken van derden, materialen, diensten en/of programmatuur van derden en schade verband houdende met de inschakeling van toeleveranciers is uitgesloten. Eveneens is uitgesloten de aansprakelijkheid wegens verminking, vernietiging of verlies van gegevens;

     

  7. Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat de Klant de schade zo spoedig mogelijk na het ontstaan daarvan Schriftelijk bij Flex-Appeal meldt. Iedere vordering tot schadevergoeding tegen Flex-Appeal vervalt door het enkele verloop van twaalf (12) maanden na het ontstaan van de schade;

     

  8. De in dit artikel opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid gelden niet als de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van onze zijde.


Artikel 10 – Prijzen en betaling

  1. Alle prijzen zijn exclusief BTW en andere heffingen welke van overheidswege zijn of worden opgelegd. Tenzij anders aangegeven, zijn alle prijzen steeds in euro’s en dient de Klant alle betalingen in euro’s te voldoen;

 

  1. De Klant zal jaarlijks een factuur ontvangen, tenzij Schriftelijk anders overeengekomen tussen Partijen. Betalingen dienen plaats te vinden binnen veertien (14) dagen na factuurdatum, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen of anders op de factuur is vermeld;

 

  1. Flex-Appeal is gerechtigd om gedurende de looptijd van een Overeenkomst de prijzen voor haar Diensten jaarlijks, met ingang van 1 januari, te verhogen conform het prijsindexcijfer van het voorgaande kalenderjaar, zoals gepubliceerd door het CBS (Consumentenprijsindex ‘Alle huishoudens’);

     

  2. Indien na het verstrijken van de termijn zoals bedoeld in lid 1 door Flex-Appeal nog geen (volledige) betaling is ontvangen, dan is de Klant automatisch in verzuim. In dat geval is de Klant, wettelijke (handels)rente verschuldigd over het openstaande bedrag. De rente over het opeisbare bedrag wordt berekend vanaf het moment dat de Klant in verzuim is tot het moment dat de Klant het volledig verschuldigde bedrag voldoet;

     

  3. Indien de Klant na de 1e aanmaning niet aan zijn betalingsverplichting jegens Flex Appeal voldoet, is Flex-Appeal genoodzaakt om de vordering uit handen te geven. Alle door Flex-Appeal gemaakte kosten, zoals o.a. proces- en (buiten-)gerechtelijke kosten, alsmede kosten voor juridische bijstand, deurwaarders en incassobureaus komen ten laste van de Klant;

     

  4. Betreffende de door Flex-Appeal verrichte Diensten en de daarvoor door de Klant verschuldigde bedragen, leveren de relevante documenten en gegevens uit de administratie of systemen van Flex-Appeal doorslaggevend bewijs op, onverminderd het recht van de Klant tot het leveren van tegenbewijs;

     

  5. Flex-Appeal is gerechtigd de prijzen voor haar Diensten te verhogen indien zich een verhoging van de door Flex-Appeal te maken kosten of een wijziging in functionaliteiten van de Dienst voordoet. Flex-Appeal meldt deze prijsverhoging uiterlijk één (1) maand voor de datum waarop de prijsverhoging ingaat. Flex-Appeal zal deze prijsverhoging doorvoeren bij het eerstvolgende facturatiemoment.

Artikel 11 – Duur en beëindiging

  1. De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij in de Overeenkomst anders wordt bepaald. De Overeenkomst wordt steeds stilzwijgend verlengd met een periode van één (1) jaar. Voor het opzeggen van deze Overeenkomst geldt een opzegtermijn van één (1) kalendermaand. Dit houdt in dat een Overeenkomst met als Ingangsdatum 25 mei moet worden opgezegd vóór 1 mei;

 

  1. Partijen kunnen de Overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk opzeggen in de volgende gevallen:

    1. bij een aanvraag van surseance van betaling door de andere Partij;

    2. bij verlening van surseance van betaling aan de andere Partij;

    3. bij een aanvraag van faillissement door de andere Partij;

    4. bij faillietverklaring van de andere Partij;

    5. bij onderbewindstelling, curatele of schuldsanering van de andere Partij;

       

  2. Ontbinding van de Overeenkomst op grond van toerekenbare tekortkoming door een der Partijen is slechts geoorloofd door de Partij jegens wie wordt tekortgeschoten na een zo gedetailleerd mogelijke Schriftelijke ingebrekestelling aan de tekortschietende Partij waarbij de tekortschietende Partij een redelijke termijn wordt gesteld voor zuivering van de tekortkoming en de tekortkoming niet binnen die redelijke termijn wordt gezuiverd door de tekortschietende Partij;

     

  3. De Klant kan binnen een jaar na beëindiging van deze Overeenkomst, de Data die met de Software is verzameld, verwerkt en opgeslagen, downloaden en in eigen beheer opslaan. Na afloop van deze termijn heeft de Klant geen toegang meer tot de data. De Klant is zelf verantwoordelijk voor het eventueel downloaden en in eigen beheer opslaan van de Data.

Artikel 12 – Privacy

In het kader van het uitvoeren van de Overeenkomst, zal Flex-Appeal persoonsgegevens van de Klant en Gebruikers (laten) verwerken. Flex-Appeal doet dit in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving alsmede haar privacybeleid welke zowel via deze link als op de Website te raadplegen is. Ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens van Gebruikers kwalificeert Flex-Appeal als een verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensverwerking.

 

Artikel 13 – Kosten, verzuim

  1. De Klant moet alle kosten vergoeden die Flex-Appeal maakt om Gebruiker tot nakoming van Overeenkomst te dwingen; In het geval dat Flex-Appeal kosten maakt om te zorgen dat Klant de verplichtingen voortvloeiende uit deze Overeenkomst nakomt, is Klant gehouden deze Kosten aan Flex-Appeal te vergoeden;

     

  2. Als een bepaalde verplichting niet wordt nagekomen of een bepaalde termijn voor de nakoming van een verplichting verloopt, dan zal Flex-Appeal de Klant eerst in gebreke stellen. Voldoet de Klant niet aan de plichten van de ingebrekestelling, dan is de Klant in verzuim;

 

  1. De Klant is slechts in verzuim, voor zover de klant tekortschiet jegens Flex Appeal met betrekking tot enige verplichting voortvloeiende uit deze Overeenkomst, nadat Flex Appeal de Klant daarvoor een ingebrekestelling heeft gestuurd en een redelijke termijn heeft geboden waarbinnen de Klant alsnog kan nakomen, en de Klant niet binnen die redelijke termijn, voldoet aan haar verplichtingen.


Artikel 14 – Systeemvereisten

Voor onderstaande systemen geldt dat voor het gebruik van Dienst altijd een internetverbinding noodzakelijk is.

 

Ondersteuning voor internetbrowsers:

  • Internet Explorer 10 of hoger

  • Google Chrome

  • Firefox

  • Safari

 

Ondersteuning voor mobiele besturingssystemen:

  • iOS 10.0 of hoger

  • Android 5.0 of hoger

Artikel 15 – Overdracht

De Klant is niet gerechtigd tot overdracht van de Overeenkomst of de rechten en/of verplichtingen uit de Overeenkomst aan een derde.

 

Artikel 16 – Nietigheid

Als een deel van Overeenkomst nietig of vernietigbaar is, verandert dat niets aan de geldigheid van de rest van de Overeenkomst. Het nietige deel wordt vervangen door een bepaling die zoveel mogelijk de inhoud van de nietige bepaling volgt.

 

Artikel 17 – Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

  1. De Overeenkomst, waaronder begrepen deze Algemene Voorwaarden en de uitvoering daarvan worden uitsluitend beheerst door Nederlands recht;

     

  2. Alle geschillen, welke tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Overeenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Rotterdam.